国の緊急事態宣言の延長に伴い、香取市では引き続き、新型コロナウイルス感染症拡大防止対策を講じております。
　そのため現在も、総会等の一堂に会しての会議開催が難しい状況となっています。

　開催の是非については、まずは決定すべき事項が急務であるかどうかを含めて開催の必要性をご検討いただき、ご判断をお願いいたします。

　開催しなければならない場合は、
1．総会等の延期
2．総会等の開催規模を縮小し、委任状の活用を行う
3．総会等の会合開催を行わず、書面表決を検討する

　各住民自治協議会（まちづくり協議会）及び自治会等団体におかれましては、総会等の会合を予定されていると思いますが、感染症予防の観点から、延期または多くの方が集まらない、外出が不要となる運用の実施を検討していただきますよう、ご協力をお願いいたします。
　
　皆様の健康を守るため、大変ご不便をおかけいたしますが、ご理解・ご協力のほどよろしくお願いいたします。

　会員から委任状の提出を受け、役員等のみの少人数で開催する方法です

　総会等に出席せずに、書面で議決権を行使する方法です。
　会員全員から同意を得る「書面表決」を行います。
　会員全員が過半数での書面表決によることに同意した場合（これは全員一致の書面表決によることになります）には、会議内容の書面表決自体は全員ではなく過半数で可能であると考えられます。

　実施するには、原則として会則や規約等の中で定めが必要になります。
　ただし、特に意思決定について規定がないのであれば、団体の構成員全員が同意をすれば、規約で定められている以外の方法として書面表決で意思決定を行うことは問題ないと考えます。

　書面表決の進め方の一例について、ご案内します。
1　「総会（書面表決のお願い）について」「議案書」等を会員に配布する
2　会員から「書面表決書」を提出してもらう
3　書面表決を集計する
4　結果を会員にお知らせする

　上記通知文は、書面評決による一例です。
各協議会、各団体等の実情に合わせて、加工してお使いください。