自治会が開催する総会等について

自治会においては、例年2月から3月頃に総会等を開催いただいていますが、新型コロナウイルス感染症が拡大している中、開催の是非や開催方法について苦慮されていることと存じます。
総会の開催については、感染拡大防止対策等を徹底し、地域住民の理解を得たうえでご対応ください。また多くの人が集まらずに開催する方法として、「書面表決」「委任状」を活用した開催方法もあります。下記の内容を参考に、各自治会の実情に応じた対応をご検討ください。

新型コロナウイルスに伴う自治会（町内会）の総会について(ワード:18KB)

書面表決とは、総会に出席せずに書面で表決権を行使する方法です。

ほかの会員や役員を代理人として委任する書面です。委任状を提出いただくことで、役員のみなどの少人数での総会の開催が可能です。

実施するには、原則として、会則や規則等の定めが必要となります。
ただし、認可地縁団体（法人化された自治会）については、会則や規則等に別段の定めがない場合でも、地方自治法の規定により書面表決を行うことができます。
下記は書面評決による進め方の一例になりますが、参考にしてください。
1．「総会の開催案内（書面による総会）」、「書面表決書」、「議案書（総会資料）」を会員に配付する。
2．会員が「書面表決書」に必要事項を記入の上、署名後、提出する。
3．書面表決書の集計を行う。
4．（役員等の最小の人数で）総会を開催し、書面表決書と併せて、議決する。
5．結果報告書を作成し、回覧等で結果を会員にお知らせする。

書面表決書などはあくまで一例です。各自治会で実情に合わせて、修正してご活用ください。

開催案内及び書面表決書（一般自治会等用）(ワード:13KB)
結果報告書（一般自治会等用）(ワード:15KB)

開催案内（認可地縁団体用）(ワード:27KB)
書面表決書（認可地縁団体）(ワード:22KB)
結果報告書（認可地縁団体用）(ワード:15KB)